合同、檔案管理軟件定制開發(fā)過程中的要點(diǎn)分析

發(fā)布時(shí)間：2024-12-25瀏覽次數(shù)：41

合同、檔案管理軟件定制開發(fā)要點(diǎn)分析

一、需求分析階段

（一）功能需求明確

合同管理功能：

合同起草方面，要考慮是否支持多種合同模板選擇，能否自定義合同條款。例如，對(duì)于不同業(yè)務(wù)類型（銷售合同、采購合同、租賃合同等）有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板，且用戶可根據(jù)具體情況修改條款，像修改付款方式、交貨日期等細(xì)節(jié)。

合同審批流程至關(guān)重要。需要明確審批層級(jí)和權(quán)限，比如根據(jù)合同金額大小設(shè)置不同的審批人，小金額合同部門主管審批，大金額合同則需要高層審批。并且要能實(shí)時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，方便用戶查看合同處于哪個(gè)審批環(huán)節(jié)。

合同執(zhí)行管理要涵蓋合同執(zhí)行計(jì)劃的制定和跟蹤。例如，以建筑工程項(xiàng)目合同為例，能夠詳細(xì)記錄工程進(jìn)度，是否按計(jì)劃交付階段成果等。同時(shí)，還要對(duì)合同變更進(jìn)行有效管理，記錄變更原因、時(shí)間和內(nèi)容。

合同提醒功能也不可或缺。可以根據(jù)合同的關(guān)鍵日期（如付款日期、交貨日期等）設(shè)置提醒，提前通知相關(guān)人員，避免違約情況發(fā)生。

檔案管理功能：

檔案收集功能應(yīng)支持多種收集方式，如手動(dòng)上傳、從其他系統(tǒng)接口導(dǎo)入（如企業(yè)的 OA 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）。例如，財(cái)務(wù)部門可以將相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證檔案直接從財(cái)務(wù)軟件導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)。

檔案分類和編目要靈活。可以按照檔案類型（文書檔案、科技檔案、人事檔案等）、時(shí)間、部門等多種方式進(jìn)行分類。并且要自動(dòng)生成唯一的檔案編號(hào)，方便后續(xù)檢索和管理。

強(qiáng)大的檢索功能是關(guān)鍵。用戶能夠通過關(guān)鍵詞、日期范圍、檔案類型等多種條件進(jìn)行組合檢索。例如，在大型企業(yè)中，員工可以快速檢索到自己所需的人事檔案，如工資調(diào)整記錄、培訓(xùn)記錄等。

檔案借閱管理要嚴(yán)格。記錄檔案的借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，對(duì)于重要檔案還可以設(shè)置借閱審批流程。

（二）用戶需求調(diào)研

要與不同類型的用戶（包括合同管理人員、檔案管理人員、普通員工、管理層等）進(jìn)行深入溝通。了解合同管理人員對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)控制的需求，比如如何快速識(shí)別合同中的潛在風(fēng)險(xiǎn)；檔案管理人員對(duì)于檔案存儲(chǔ)容量和安全性的要求；普通員工對(duì)于合同和檔案查詢的便捷性需求；管理層對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的期望，例如查看合同執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，了解各部門檔案利用效率等。

二、設(shè)計(jì)階段

（一）架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)架構(gòu)：

選擇合適的架構(gòu)模式，如 B/S（瀏覽器 / 服務(wù)器）架構(gòu)或 C/S（客戶端 / 服務(wù)器）架構(gòu)。B/S 架構(gòu)便于用戶通過瀏覽器隨時(shí)隨地訪問系統(tǒng)，適合企業(yè)內(nèi)部多部門使用以及遠(yuǎn)程辦公場景；C/S 架構(gòu)在某些特定情況下（如對(duì)系統(tǒng)性能要求極高、需要頻繁進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理等）可以提供更好的用戶體驗(yàn)。

考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，以應(yīng)對(duì)企業(yè)未來業(yè)務(wù)的增長和變化。例如，企業(yè)業(yè)務(wù)拓展后，合同和檔案數(shù)量大幅增加，系統(tǒng)能夠方便地增加服務(wù)器資源或者擴(kuò)展功能模塊，如增加新的合同類型管理模塊或者檔案存儲(chǔ)方式。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)：

根據(jù)合同和檔案的數(shù)據(jù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。對(duì)于合同數(shù)據(jù)，要存儲(chǔ)合同基本信息（合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期等）、合同條款、審批記錄、執(zhí)行情況等；對(duì)于檔案數(shù)據(jù)，要存儲(chǔ)檔案基本信息（檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔日期等）、檔案內(nèi)容（可以是文件存儲(chǔ)路徑或者二進(jìn)制數(shù)據(jù)）、借閱記錄等。

注重?cái)?shù)據(jù)的完整性和一致性。在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置必要的約束條件，如合同編號(hào)的唯一性、檔案借閱歸還日期的合理性等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（二）界面設(shè)計(jì)

易用性原則：

界面布局要簡潔明了，符合用戶操作習(xí)慣。合同管理和檔案管理的主要功能入口要清晰，如合同起草、審批、查詢等功能按鈕要易于找到。對(duì)于經(jīng)常使用的操作（如檔案檢索）可以設(shè)置快捷方式。

提供清晰的操作提示和反饋。當(dāng)用戶進(jìn)行操作（如提交合同審批、借閱檔案）時(shí)，系統(tǒng)要及時(shí)告知用戶操作是否成功，以及下一步應(yīng)該怎么做。例如，提交合同審批后，顯示 “審批已提交，正在等待 XX 部門審批” 的提示。

個(gè)性化需求：

根據(jù)不同用戶角色設(shè)計(jì)個(gè)性化的界面。合同管理人員的界面可能更側(cè)重于合同審批和執(zhí)行管理相關(guān)功能的展示；檔案管理人員則更關(guān)注檔案的收集、分類和借閱管理等功能。例如，為管理層設(shè)計(jì)的界面可以突出數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析模塊，方便他們快速了解合同和檔案的整體情況。

三、開發(fā)階段

（一）技術(shù)選型

編程語言和框架：選擇成熟、穩(wěn)定且適合企業(yè)開發(fā)環(huán)境的編程語言和框架。如 Java 語言搭配 Spring 框架，適合開發(fā)大型企業(yè)級(jí)的合同、檔案管理軟件，因?yàn)樗鼈兙哂辛己玫目删S護(hù)性和擴(kuò)展性；如果是小型企業(yè)且對(duì)開發(fā)速度要求較高，Python 語言結(jié)合 Django 框架也是不錯(cuò)的選擇。

安全技術(shù)：

采用安全的加密技術(shù)對(duì)合同和檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸。例如，使用 AES（高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)）算法對(duì)重要合同文件和檔案內(nèi)容進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)泄露。

考慮數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障（如服務(wù)器硬件損壞、軟件崩潰等）時(shí)，合同和檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)恢復(fù)。可以采用定期全量備份和增量備份相結(jié)合的方式，將數(shù)據(jù)備份到異地存儲(chǔ)設(shè)備。

（二）代碼質(zhì)量控制

遵循良好的代碼規(guī)范，包括代碼的命名規(guī)范、縮進(jìn)格式、注釋等。這有助于提高代碼的可讀性和可維護(hù)性，方便后續(xù)的開發(fā)人員進(jìn)行代碼修改和功能擴(kuò)展。例如，變量命名采用有意義的英文單詞，函數(shù)注釋清晰地說明函數(shù)的功能和參數(shù)。

進(jìn)行單元測試和集成測試。對(duì)每個(gè)功能模塊（如合同起草模塊、檔案檢索模塊）進(jìn)行單元測試，確保單個(gè)模塊的功能正確性；然后進(jìn)行集成測試，驗(yàn)證各個(gè)模塊之間的交互是否正常，如合同審批流程中不同審批環(huán)節(jié)之間的信息傳遞是否準(zhǔn)確。

四、測試階段

（一）功能測試

對(duì)合同和檔案管理軟件的所有功能進(jìn)行全面測試。在合同管理方面，測試合同起草后的格式是否正確、審批流程是否按設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行、執(zhí)行計(jì)劃的跟蹤是否準(zhǔn)確、提醒功能是否按時(shí)觸發(fā)等；在檔案管理方面，測試檔案收集是否完整、分類和編目是否正確、檢索結(jié)果是否符合預(yù)期、借閱管理的記錄是否準(zhǔn)確等。

采用黑盒測試和白盒測試相結(jié)合的方法。黑盒測試從用戶的角度出發(fā)，只關(guān)注軟件的輸入和輸出，驗(yàn)證軟件功能是否滿足需求；白盒測試則側(cè)重于檢查軟件內(nèi)部的邏輯結(jié)構(gòu)和代碼實(shí)現(xiàn)，確保代碼的正確性。

（二）性能測試

測試軟件的響應(yīng)時(shí)間，特別是在大量合同和檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢的情況下。例如，當(dāng)企業(yè)有數(shù)千份合同和檔案時(shí)，查詢一份合同或者檔案的響應(yīng)時(shí)間應(yīng)該在合理范圍內(nèi)，一般不超過幾秒鐘。

測試系統(tǒng)的并發(fā)處理能力。如果多個(gè)用戶同時(shí)進(jìn)行合同審批、檔案借閱等操作，系統(tǒng)要能夠穩(wěn)定運(yùn)行，不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突或者系統(tǒng)崩潰的情況。

（三）安全測試

檢查軟件是否存在安全漏洞，如 SQL 注入漏洞、跨站腳本攻擊（XSS）漏洞等。通過模擬黑客攻擊的方式，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全測試，確保合同和檔案數(shù)據(jù)的安全。

驗(yàn)證用戶權(quán)限管理是否嚴(yán)格。不同用戶角色應(yīng)該只能訪問和操作自己權(quán)限范圍內(nèi)的合同和檔案，如普通員工不能修改合同審批流程，檔案借閱人不能刪除檔案等。

五、部署和維護(hù)階段

（一）部署方案

根據(jù)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件設(shè)施，選擇合適的部署方式。可以是本地部署，將軟件安裝在企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)器上，適合對(duì)數(shù)據(jù)安全和隱私要求極高的企業(yè)；也可以是云端部署，將軟件部署在云服務(wù)器上，企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)訪問，這種方式便于企業(yè)節(jié)省硬件成本和維護(hù)成本。

在部署過程中，要進(jìn)行系統(tǒng)的配置和初始化。包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)（如合同編號(hào)的生成規(guī)則、檔案存儲(chǔ)路徑等）、導(dǎo)入初始數(shù)據(jù)（如已有的合同和檔案數(shù)據(jù)）等。

（二）維護(hù)和更新

建立系統(tǒng)的維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)。包括服務(wù)器的維護(hù)（如檢查硬件運(yùn)行狀況、更新操作系統(tǒng)補(bǔ)丁等）、軟件的維護(hù)（如修復(fù)軟件漏洞、優(yōu)化系統(tǒng)性能等）。

及時(shí)處理用戶反饋的問題和建議，對(duì)軟件進(jìn)行更新和升級(jí)。例如，根據(jù)用戶提出的新功能需求（如增加合同和檔案的在線預(yù)覽功能），對(duì)軟件進(jìn)行功能擴(kuò)展；或者根據(jù)法律法規(guī)的變化（如檔案管理法規(guī)對(duì)于檔案保存期限的調(diào)整），對(duì)軟件相關(guān)功能進(jìn)行修改。